Quản lý Trung tâm Vận hành

TÓM LƯỢC VỊ TRÍ CÔNG VIỆC/ JOB OVERVIEW

- Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động tại khối vận hành, phân bổ và sắp xếp công việc cho các trưởng nhóm theo từng nhóm, lên kế hoạch thực hiện và kiểm tra nhằm đảm bảo mọi hoạt động của kho đúng theo tiến độ và để ra các chỉ số KPI và thực hiện nó một cách tối ưu nhất, liên kết với các phòng ban liên quan để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng tốt nhất, chất lượng nhất với dịch vụ giao hàng hiệu quả nhất, báo cáo kết quả hoạt động hàng tuần, đồng thời đưa ra các đề xuất để cải tiến thường xuyên mọi hoạt động của khối vận hành, đưa ra các giải pháp tốt nhất khi có sự cố, thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn nhằm đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cũng như của ban giám đốc, kiểm soát và tối ưu hóa mọi chi phí ở khối vận hành, báo cáo trực tiếp cho Trưởng Chi nhánh.

Responsible for all activities in the operation department, allocating and arranging work for team leaders according to each group, planning implementation and checking to ensure all warehouse activities are on schedule and to deliver results. KPIs and implement it in the most optimal way, linking with related departments to ensure the best, highest quality goods with the most efficient delivery service, reporting results weekly activities, and at the same time make suggestions for regular improvement of all operations of the operation unit, provide the best solutions when there is a problem,

establish short-term and long-term goals to meet requested by customers as well as the board of directors, controlling and optimizing all costs in the operation department, reporting directly to the Branch Manager.

CÁC CÔNG VIỆC CHÍNH/ KEY RESPONSIBILITIES

- Quản lý team vận hành đảm bảo hoạt động giao hàng hằng ngày được thuận lợi và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến vận hành / Manage Operation team to ensure smooth daily deliveries and address any problems happening during the day.

- Kiểm soát để đạt được các mục tiêu vận hành về: tỉ lệ đúng giờ, đủ hàng, lỗi đơn hàng, hàng hủy / Monitor to meet key operational KPIs on: On Time, Fill Rate, Incident Rate, Wastage Rate.

- Đo lường và cải tiến năng suất của bộ phận Soạn Hàng, Kiểm soát Chất lượng và shipper để đạt được chỉ tiêu về chi phí vận hành và chi phí giao hàng / Measure and ensure productivity of Operation and Shipper team to meet cost KPI on Fulfillment Cost and Last Mile Cost.

- Thiết kế KPI, mức tiền thưởng và thực thi để cải thiện thời gian, độ chính xác và hiệu quả của mỗi giai đoạn của quy trình vận hành/ Design KPI, bonus scheme and execute to improve lead time, accuracy and efficiency at every stage of the operation process.

- Làm việc với các phòng ban liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh. Thực thi các dự án đa phòng ban để đạt được các mục tiêu đề ra của công ty / Collaborate with relevant departments to address happening issues, execute inter-department projects to meet the company’s objectives.

- Xây dựng các file excel dựa trên hệ thống vận hành và hệ thống nội bộ cùng với. bộ phận công nghệ từng bước một/ Build excel base operation system and shift them to internal system with our internal tech team step by step.

- Quản lý hàng tồn, hao hụt và đưa ra các phương pháp để kiểm soát mất hàng và hàng tồn/ Manage inventory, implement prevention methods to control operation loss.

- Hướng dẫn nhóm vận hành giao hàng, giải quyết các thách thức liên quan đến người giao hàng. Giám sát và cân bằng khâu hậu cần bên ngoài và bên trong trung tâm vận hành để đạt được hiệu quả tốt nhất/ Lead Delivery Ops team, address challenges related to shippers. Monitor and balance between in-house and external logistics parties for best efficiency.

- Giám sát toàn bộ hệ thống vận hành, đảm bảo dữ liệu, an ninh để có được sự hoạt động mượt mà của trung tâm/ Monitor overall operational system, ensure data readiness, security and smoothness for operation.

- Kết hợp với nhóm công nghệ để thiết kế và thực hiện một hệ thống vận hành lâu dài/ Collaborate with Technology team to design and implement long-term operation system.

- Quản lý cách trình bày, công cụ, thiết bị trong trung tâm/ Manage layouts, facilities, equipment in the warehouse.

- Xây dựng giải pháp kho lâu dài bằng việc trang bị quy trình tinh gọn và công nghệ, thiết bị hiện đại để nâng cao hiệu quả hoạt động/ Build long-term warehouse solution by equipping with lean process and modern technology and devices to boost the operation efficiency.

- Thuê nhân viên để vận hành, tăng cường giao tiếp, tiến hành đào tạo, và cố vấn cho các thành viên khác nhau trong nhóm/ Hire staff for operation, enhance communication, conduct training & mentoring to various team members.

- Tham gia các dự án liên quan khác theo sự chỉ định của Quản lý Trực tiếp/ Participate in other relevant projects assigned by Line Manager.

KÊNH BÁO CÁO / REPORTING LINE

Báo cáo trực tiếp / Direct Line: Trưởng Chi nhánh/Branch Manager

Báo cáo gián tiếp / Indirect Line: Giám đốc Vận hành / Chief Operation Officer

Nhận báo cáo từ / Subordinates: Các Trưởng BP thuộc Phòng vận hành / Section Heads of Operation Division

CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI VỊ TRÍ CÔNG VIỆC/ REQUIRED QUALIFICATIONS

Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm/ Qualification & Experience:

- Nam/Nữ/Male/Female

- Sức khoẻ tốt/Good health

- Tốt nghiệp Đại học/Bachelor Degree

Kiến thức & kỹ năng/ Knowledge & Skills:

- Có kinh nghiệm quản lý nhân viên trên 50 người và trên 300 đơn/ngày/Experience of managing team size of 50+ people/ 300+ fulfillment orders per day

- Người Việt nam và tiếng Anh lưu loát / Native in Vietnamese and Business English

- Có kinh nghiệm trên 3 năm ở vị trí tương đương / 3+ years in similar roles

- Chủ động, tập trung vào kết quả, sẵn lòng học những điều mới/Proactive, self-motivation, result-focus, Eager to learn new things.

- Giao tiếp tốt, chăm chỉ, làm việc thông minh, nhiệt tình / Good communication skills, hard and smart working, enthusiasm.